Votre inscription réussie, faisons à présent la première réservation. Vous pouvez le faire dans l’Agenda et c'est encore plus facile que l'inscription.


Guide image - Create a booking


Vous pouvez ajouter une réservation dès que vous vous connectez, en cliquant sur le bouton Créer une réservation (ou en cliquant directement sur l’agenda - cochez simplement la case avec la date et l'heure appropriées). Vous allez voir apparaître un formulaire, que vous remplirez en quelques minutes

  • Vous devez d'abord entrer vos informations client - nom, e-mail et numéro de téléphone. E-mail et numéro de téléphone ne sont pas obligatoires, mais simplifieront votre future communication avec le client.

  • Dans le champ Ajouter une Prestation, sélectionnez parmi les services que vous proposez (vous les avez saisis lors de votre inscription et vous pouvez les modifiez ou ajoutez dans l'onglet Activités) le service que le client veut réserver.

  • Vous utiliserez la même procédure pour ajouter des prestataires (comme pour les prestations de services, les prestataires aussi peuvent être ajoutés et modifiés dans l'onglet Activités).

Sur la ligne suivante, vous pouvez modifier la date, l'heure et la durée estimée de la prestation. Cliquez simplement sur les données prédéfinies.

La durée de la réservation sera définie automatiquement en fonction du type de prestation ajoutée (la durée habituelle de prestation est à définir dans l'onglet Activité).

Si vous voulez changer la durée, cliquez sur l’heure et sélectionnez l'élément désiré dans la liste ou entrez-le manuellement.

En bas du tableau, vous trouverez encore deux autres boutons - Ajouter une remarque et Ajouter une répétition.

Lorsque vous cliquez sur Ajouter une remarque, vous pouvez ajouter votre remarque personnelle à cette prestation ou client (par exemple : RDV à l’extérieur au lieu de la salle habituelle).

Si le client utilise la prestation régulièrement, vous pouvez configurer sa répétition en utilisant le bouton Ajouter une répétition. Ensuite, sélectionnez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle), y compris le nombre de répétitions désiré et la fin de la répétition.

N'oubliez pas de sauvegarder votre réservation - elle apparaîtra ensuite dans votre agenda. La réservation apparaîtra immédiatement sur votre site de réservation et les clients ne peuvent plus réserver ce créneau horaire chez le prestataire donné.

Si vous essayez de créer une réservation pour le prestataire qui a déjà prévu d’effectuer une autre prestation a la même heure, le système vous en avertira lors de la configuration de cette réservation.


Guide image - Create a booking



Voir un exemple:

Vous avez un client, Bill, avec qui vous avez arrangé un rendez-vous par téléphone et vous avez maintenant besoin de l’inscrire dans votre agenda. Le rendez-vous aura lieu le 28 mai 2014 à 12h00 dans un café sur les Champs-Elysées.

Vous allez y envoyer votre employé George, et puisque vous voulez y consacrer suffisamment de temps, le rendez-vous durera 4 heures. Et parce que cette rencontre est vraiment importante, un jour plus tard, vous planifiez de nouveau un rendez-vous de même durée au même endroit, a la même heure.

Même si cela semble compliqué à première vue, la configuration est facile.

  • Dans l’agenda, dans la colonne de gauche, vous sélectionnez le mois choisi et vous cliquez sur la semaine choisie. Puis cliquez sur le champs 12:00 dans la colonne Mercredi 28.

  • Vous allez voir apparaître une fenêtre de saisie de prestation. En premier, il y a la rubrique Client avec trois lignes pour le nom, l'e-mail et le numéro de téléphone. Remplissez-les.

  • Dans le champ Ajouter une prestation, cliquez sur l'onglet Non affecté et dérouler le menu où vous sélectionnez Rendez-vous.

  • De la même manière, dans le champ Affecter des employés, sélectionnez l'employé concerné (cliquez sur Non-affecté, sélectionnez le nom de Martin Boucher et cliquez dessus).

  • Réglez maintenant la date et l'heure du rendez-vous. Si vous avez cliqué sur le bon endroit dans l’agenda, la date et le début du rendez-vous sont définis correctement. Sinon, cliquez dans la colonne avec des informations définies sur la date, l'heure et la durée rendez-vous. Dans l’agenda et les listes déroulantes, sélectionnez les données suivantes : Date: 28 Mai, Heure: 12:00, Durée du rendez-vous: 4.

Ensuite cliquez sur "Ajouter une remarque" et dans la fenêtre qui apparaît, inscrivez : dans ce petit café sympa sur les Champs-Elysées. Ensuite, cliquez sur le bouton bleu Enregistrer la remarque. La remarque sera sauvegardée et ensuite vous reviendrez dans le paramétrage précédent.

Maintenant, cliquez sur Ajouter une répétition et sélectionnez les options suivantes :

  • Répétitions: Tous les jours (sélectionnez-le dans la liste déroulante)

  • Répéter une fois par: 1 jour

  • Fin: après 2 événements (il suffit de changer le chiffre dans la zone de texte avec le nombre de répétitions)

Ensuite, cliquez sur Enregistrer et vous reviendrez à la fenêtre d'édition précédente.

Dans cette fenêtre, cliquez de nouveau sur Enregistrer et c’est terminé, le rendez-vous est planifié.