Voor abonnementen: Standard, Pro
Werkt op: desktopbrowser, mobiele app
De functie voor passen en vouchers geeft je de mogelijkheid om jouw klanten te belonen met speciale aanbiedingen en cadeaubonnen die ze kunnen toepassen op hun nieuwe boekingen. Het boekingssysteem stelt je in staat om drie soorten passen te beheren:
Tijd — geldig voor een specifieke periode waarin het systeem de klant toestaat een onbeperkt aantal boekingen te maken.
Tegoed — uitgegeven voor een bepaald bedrag, waarvan elke keer het bedrag dat overeenkomt met de prijs van de dienst wordt afgetrokken bij het boeken.
Bezoek — geldig voor een bepaald aantal bezoeken; bij elke boeking wordt er een bezoek van de pas afgetrokken.
Hoe maak je een nieuwe pas aan
Je vindt passen in de sectie Loyaliteitsprogramma onder het tabblad Instellingen. Om een nieuwe pas of voucher voor je klanten aan te maken, klik je op de knop + Nieuwe pas. Daar kun je het type pas kiezen, de vervaldatum, prijs, en ook de diensten waarvoor hij gebruikt kan worden.
Voor een tegoedpas vul je het aantal tegoeden, de naam en de prijs in waarvoor deze gekocht kan worden. Je hebt de mogelijkheid om een vervaldatum toe te voegen door het aantal dagen, maanden of jaren van jouw keuze te selecteren.
Voor een strippenkaart of bezoekpas vul je het aantal bezoeken en de prijs in. Indien gewenst kun je ook een vervaldatum en een naam invullen.
Voor een lidmaatschap of tijdpas vul je de naam, prijs en de periode in waarna deze vervalt.
De geldigheid van de pas wordt geteld in kalenderdagen, beginnend vanaf de dag dat de pas wordt toegewezen. Dagen waarop je bedrijf gesloten is (feestdagen, vakanties, dagen gemarkeerd als Gesloten) worden meegeteld. Een 30-dagenpas verloopt dus altijd na 30 dagen, ook als klanten op sommige dagen niet konden boeken.
TIP: Let op dat passen kleurgecodeerd zijn, zodat je ze gemakkelijk kunt herkennen:
Geel betekent de tijdpas
Paars betekent de tegoedpas
Groen is voor bezoekpassen
Zoals je op de onderstaande afbeelding ziet:
Belangrijke opmerking: Als een klant een voucher koopt en jij verwijdert deze later, dan kan de klant de voucher daarna niet meer inwisselen. Als je besluit een bepaalde pas niet langer aan te bieden, hoef je deze niet per se te verwijderen. In plaats daarvan kun je ervoor kiezen om de geselecteerde pas uit te schakelen voor online aankoop. Op deze manier blijft de pas in je systeem, zonder dat deze zichtbaar of beschikbaar is voor klanten. Je kunt deze optie uitschakelen in de instellingen van de geselecteerde pas.
Hoe kun je passen aan klanten toewijzen
Elke pas kan aan klanten in jouw account worden toegewezen. Klik op het tabblad Klanten, selecteer een specifieke klant, scroll naar beneden en klik op de knop Nieuwe pas toewijzen.
Je kunt kiezen uit strippenkaart-, tegoed- of lidmaatschapspassen.
Als de pas beperkte geldigheid heeft, vul dan de vervaldatum in. Als je naar beneden scrolt kun je ook bepalen of de toegewezen pas gebruikt wordt voor al reeds geplande boekingen of alleen voor nieuwe boekingen.
Elke klant met een toegewezen pas krijgt een klein gekleurd icoon naast de naam, en als je het klantprofiel opent, zie je de huidige status van de toegewezen pas. De pas wordt automatisch toegepast op elke boeking die daarna in het systeem wordt aangemaakt (nadat deze is toegewezen).
TIP: Bied klanten korting aan om hen te motiveren om een tegoed-, bezoek- of lidmaatschapspas te kopen. Bijvoorbeeld: geef ze 10 keer toegang voor de prijs van 9 keer, of een tijdpas voor een jaar voor de prijs van een tijdpas voor elf maanden.
Waar vind je deze instelling in de Reservio Business-app
Je kunt passen en vouchers ook aanmaken en bewerken in je Reservio Business-app. Klik op het Menu-icoon in de onderste balk, scroll naar beneden en selecteer Loyaliteitsprogramma. Daar zie je reeds aangemaakte passen en door te klikken op de blauwe knop Aanmaken kun je er ook een nieuwe maken. Je kunt het type pas kiezen, de vervaldatum, prijs, en ook de diensten waarvoor deze gebruikt kan worden. Vergeet niet om op het einde op Aanmaken te klikken om het op te slaan.
Deze functie is beschikbaar in de Standard en Pro premium abonnementen.
Hoe wijs je passen toe aan klanten in de Reservio Business-app?
Je kunt passen ook via de mobiele app aan je klanten toewijzen:
Open in het tabblad Klanten het profiel van de klant en klik op Pas toewijzen. Je kunt kiezen uit strippenkaart-, tegoed- of lidmaatschapspassen.
Als de pas beperkte geldigheid heeft, vul dan de vervaldatum in. Je kunt ook bepalen of de toegewezen pas gebruikt wordt voor al geplande boekingen (Pas toepassen op alle bestaande aankomende boekingen) of alleen voor nieuwe. Bevestig met het vinkje-icoon.
Na het openen van het klantprofiel, klik je op Passen om de huidige status van de toegewezen pas te zien. De pas wordt automatisch toegepast op elke boeking die daarna in het systeem wordt aangemaakt (nadat deze is toegewezen).
Je kunt ook direct vanuit de boekingsdetails een pas toewijzen door op Pas toewijzen te klikken.
Hoe gebruiken klanten hun loyaliteitspassen?
Klanten kunnen hun passen gebruiken in de laatste stap van het boeken, als ze de betaalmethode kiezen. Het is wel altijd nodig om een geregistreerd klantenaccount te hebben en hierin ingelogd te zijn.
Bij het toewijzen van passen aan klanten zijn er twee situaties mogelijk (afhankelijk of de klant al een account heeft of niet):
De klant heeft een account – in dit geval wijs je gewoon de passen toe, die ze meteen kunnen gebruiken.
De klant heeft nog geen account – dan moet je eerst een nieuwe klant aanmaken in jouw database onder het tabblad Klanten en een pas toewijzen. Daarna registreert de klant zich via de Boekingswebsite van het bedrijf (met hetzelfde e-mailadres als in de database), en zodra er is ingelogd, zie je de toegewezen passen die de klant kan gebruiken.
Hoe verleng je een toegewezen pas
Je kunt de geldigheidsdatum van een pas op elk moment wijzigen, zelfs nadat deze aan een klant is toegewezen en al in gebruik is. Dit is handig als je bedrijf bijvoorbeeld enkele dagen sluit en je jouw klanten de verloren dagen wilt vergoeden.
In de webapp:
Ga naar het tabblad Klanten en open het profiel van de klant.
Scroll naar de toegewezen pas en bewerk de vervaldatum.
Sla de wijzigingen op.
In de Reservio Business-app:
Open in het tabblad Klanten het profiel van de klant en tik op Passen.
Open de toegewezen pas en wijzig de vervaldatum.
Bevestig met het vinkje-icoon.
TIP: Weet je nu al dat je gesloten bent als je een nieuwe pas toewijst? Voeg de sluitingsdagen dan direct toe aan de geldigheid. Bijvoorbeeld: voor een 60-dagenpas en één week sluiting stel je de vervaldatum in op 67 dagen.